クラウド型の勤怠管理システムは、オフィスに出向かない人も使える便利なサービスです。しかし、初めて導入する場合は「どんな基準で選べば良いか？」「どのサービスがおすすめ？」といった疑問を持つこともあるでしょう。

 

クラウド勤怠管理は利便性の高いサービスですが、選び方を間違ってしまうとメリットをうまく活かせず、逆に非効率になってしまうので注意が必要です。

 

そこでこの記事では、クラウド勤怠管理の正しい選び方を解説します。さらに、クラウド勤怠管理の概要や機能面についても取り上げていますので、ぜひ参考にしてください。

 

 

クラウド勤怠管理とは

 

クラウド勤怠管理は、ネットワーク上で勤怠管理を提供するサービスのことです。ちなみにクラウドとは、クラウドとは、ネットワーク経由でサービスを提供することを指します。

 

コロナをきっかけにテレワークを導入する企業が増え、また短時間勤務や時差出勤、フレックスタイムなど、働き方の多様化が進みました。その一方で、勤怠管理が複雑化したことで、手間やミスも増えているという新たな課題も生まれています。

 

クラウド勤怠管理は、従業員ごとの勤怠を自動で集計してくれるため、バックオフィス業務の効率化や、正確な勤怠管理に役に立ちます。また、場所を問わず出退勤申請できるため、テレワークや直行直帰などの働き方にも対応することが可能です。

 

クラウド型勤怠管理を導入すれば、労務・人事の担当者はもちろん、働く社員にとっても大いにメリットを受けられます。

 

クラウド勤怠管理でできること

 

システムによって搭載されている機能は異なりますが、主に以下のようなことができます。

 

出退勤の打刻	PC・スマートフォンなどさまざまなデバイスから出退勤登録ができる
集計	勤務時間や残業時間を自動集計し、各個人の勤怠情報をレポート化できる
勤務状況の確認	リアルタイムで勤務状況を確認できるため、働き方の分析や改善に役立つ
勤務設定	さまざまな業務体制に合わせて設定できる など
他システムとの連携	給与システムなどと連携可能で効率的に情報共有できる
アラート通知	長時間労働、残業、働き方改革関連法（有給の5日取得義務など）を検知して管理者や従業員に通知アラートを送信

 

クラウド勤怠管理のなかには、正確に打刻できるよう生体認証を用いたサービスもあります。指紋や顔など、本人しか認証できないやり方を活用すれば、不正打刻を防止できます。

 

また、テレワーク、時差出勤など多様な働き方に合わせてカスタマイズできるのもメリットです。

 

クラウド勤怠管理の選び方

 

自社に合ったサービスを導入するには、どのような基準で選ぶかが重要です。以下4つのポイントに着目して選べば失敗を防げるでしょう。

 

一つずつ詳しく解説していきます。

 

業界の特殊性

「運送業界は、とくに長距離輸送を担当するドライバーの勤務時間が日付をまたぎがち」「建設業界は現場への直行直帰が多い」「介護業界はシフトが複雑になりがち」など、各業界の働き方にはそれぞれ異なる特徴があります。

 

クラウド勤怠管理においても、設定可能範囲はシステムによって異なり、なかには特定の業界の特殊性に合わせたシステムもあります。選定の際には、自社の業界に合ったクラウド勤怠管理なのかを確認する必要があります。

 

例えば、TUMIXコンプラは運送業に特化した勤怠管理システムで、トラックドライバーの特殊な勤務形態の勤務簿を自動作成することが可能です。その他、自動車運転者の労働時間などを改善するための基準「改善基準告示」へも適応しており、デジタコを取り込むこともできます。

 

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連携機能の範囲

クラウド勤怠管理のなかには、勤怠管理だけではなく、他システムとの連携も可能なタイプがあります。例えば、給与計算ソフトや会計ソフト、スケジュール管理などとの連携が一般的です。

 

勤怠・給与・会計などのバックオフィス業務を一元化し、クラウド勤怠管理システムのなかで実施することで、情報共有や業務全体の効率化を図れます。さらに、より正確な管理体制を築くことも可能です。

 

すでに給与計算ソフトなどを利用しており、引き続きそのシステムの利用を継続する場合は、そのシステムとの連携が可能なクラウド勤怠管理を選ぶと良いでしょう。

 

予算

クラウド勤怠管理は、初期投資として莫大な額を用意する必要がなく、中小企業が導入しやすい比較的安価なパッケージシステムが多い傾向があります。「従業員1人あたり300円」や「管理者1人あたり月額5,000円」というように、月額料金がかかることが一般的です。また、システム利用料として初期費用がかかる場合もあります。

 

予算と、自社の特殊性や求める機能を総合的に判断して選ぶと良いでしょう。

 

使いやすさとサポートの充実性

クラウド勤怠管理は、従業員が操作しやすいものを選ぶことが重要です。操作が複雑だったり、分かりにくかったりすると、逆に従業員が負担に感じてしまい、せっかく導入したシステムが定着しないおそれがあります。

 

また、管理者が利用する管理機能画面の使いやすさも重視しましょう。

 

導入方法や操作が分からなくなった時や、トラブルが起きた時などのサポート体制も重要です。とくに初めて導入する場合は、丁寧にサポートしてくれるサービスを選んだほうがいいでしょう。なお、サポートは有料になるサービスもあるため、導入を検討する際に確認しておきましょう。

 

クラウド勤怠管理のまとめ

クラウド勤怠管理はどこにいても勤怠申請できるため、オフィスで働く人も、現場や在宅で働く人も利用することができます。管理者側もリアルタイムで勤務状況を確認できるため、業務効率化を図れます。

 

クラウド勤怠管理を選ぶ際は、業界の特殊性・連携機能の範囲・予算・使いやすさとサポート体制の4点をチェックするようにしましょう。

 

ここではさまざまな勤怠管理システムを紹介しましたが、運送業界であれば「TUMIXコンプラ」がおすすめです。連携機能が充実しており、誰でも使いやすく、万全のサポート体制も整っています。気になる方はお気軽にお問い合わせください。

 

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