IT点呼とは｜導入の背景や対象、メリットなど詳しく解説
- IT点呼とは何か
- IT点呼導入のメリット
- IT点呼の導入手順
- IT点呼の導入費用・期間
- IT点呼導入に使える助成金制度
運送における点呼は、安全な運行を目的に法律で定められた義務です。これまでは原則対面で行う必要がありましたが、改善基準告示や働き方改革関連法によって、より効率的な業務を目的にIT点呼を採用する事業者が増えてきました。
しかし、IT点呼の導入には申請条件や申請をするための準備があるため、何から実施したら良いのか分からない事業者もいるかもしれません。
ここではIT点呼の導入を検討中の事業者の方に向けて、IT点呼の導入条件やメリット、導入までの流れを紹介します。
IT点呼とは
IT点呼は、事業所や営業所が行う点呼を、IT機器を用いて遠隔で実施する方法です。これまでの点呼は、ドライバーと運行管理者が原則対面で行う必要がありましたが、最近では国土交通省によって遠隔での点呼が認められるようになりました。
しかし、IT点呼を実施するためには導入条件があり、実施可能な範囲内で行う必要があります。
ここではIT点呼の普及が進んでいる背景と導入条件、遠隔点呼との違いといった概要を紹介します。
IT点呼の普及が進んでいる背景
もともと点呼は、運行の安全確保を目的に法律で義務付けられており、原則対面で実施されてきました。トラックドライバーだけでなく、バスやタクシー運転手も同様に点呼を行う必要があります。
なお、点呼の主な目的として主に下記の二つがあげられます。
- ドライバーの酒気帯びの有無や睡眠時間、健康状態など、運行に関わる身体状態の確認
- 運行の安全を確保を目的としたドライバーと管理者の相互コミュニケーション
しかし近年になり、トラックドライバーの長時間労働が問題視されるようになると、点呼においても負担の軽減が考えられるようになりました。こうした流れもあり2007年から、優良と認められる事業所や営業所は、IT技術を活用したIT点呼の導入が可能となりました。
IT点呼の導入条件と点呼の実施可能範囲
IT点呼はどの運送事業所も行えるわけではなく、優良認定された旅客自動車運送事業者の営業所、Gマーク認定の営業所のみが許可されています。ただし、優良認定の営業所とGマーク認定の営業所では、それぞれ点呼の実施可能範囲が異なります。
それぞれの認定条件と実施可能区域については以下の通りです。
| 条件 |
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| 点呼の実施可能範囲 |
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Gマークは、貨物自動車運送事業において「安全性優良事業所」の認定を受けることで取得できるマークです。認定には、3テーマ38項目の評価基準をクリアする必要がありますが、Gマークを取得することでIT点呼の利用が可能です。
また、Gマークの取得によって安全性の高い営業所であることが認められるため、優良認定を受けている場合よりもIT点呼の実施可能範囲が広いことも特徴です。
Gマークについては、下記の記事でも詳しく紹介しているため、こちらも参考にしてみてください。
IT点呼と遠隔点呼の違い
IT点呼と似ている点呼の方法として遠隔点呼があげられます。遠隔点呼は事前の申請が必要になるものの、Gマークの取得が無くても申請が行え、実施可能範囲も広いことが特徴です。
IT点呼と遠隔点呼の違いについては以下の通りです。
| 条件・要件 |
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| 点呼の実施可能範囲 |
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遠隔点呼は、IT点呼では行えなかった、営業所から完全子会社の車庫や営業所への点呼、営業所の車庫から完全子会社の車庫への点呼が可能です。
一見すると遠隔点呼のほうがIT点呼よりも優れていると思うかもしれませんが、Gマークの取得によって得られるインセンティブは、信頼性の向上や保険料の削減など、IT点呼だけではありません。
そのため、Gマークの取得については、IT点呼以外のメリットも知ったうえで取得を検討しましょう。
IT点呼を導入するメリット
IT点呼を導入することで得られるメリットには、以下のようなものがあります。
- 人件費の削減になる
- 労働環境改善につながる
- 正確な点呼を実施できる
- 点呼記録簿の管理を効率化できる
一つずつ見ていきましょう。
人件費の削減になる
IT点呼の一つ目のメリットは、人件費を削減できることです。
これまでの点呼は、原則として運行管理者が対面で行っていたので、拠点ごとに運行管理者を配置する必要がありました。
また、運送業界は深夜から次の日にまたがって運行するケースも多くあるため、複数の管理者や補助者を設置し、不規則な時間の点呼に対応できるようにしておかなければならず、結果的に人件費が掛かることも珍しくありませんでした。
しかし、IT点呼を導入することで、各営業所ごとに配置が必要だった運行管理者を1つの営業所にまとめることができ、これまで別々に掛かっていた運行管理者の人件費や時間外労働を減らすことが可能になるのです。
労働環境改善につながる
先述の通り、ドライバーの労働時間によっては早朝や深夜に点呼を行う場合もあります。その際、各事業所に配置された運行管理者の人数が少なければ、時間外労働で対応する必要があるため、多くの負担がかかる状態となります。
しかし、IT点呼の導入によって1つの営業所に運行管理者をまとめることができれば、点呼を行う担当者を交代制にすることも可能です。そのため、各拠点の運行管理者が時間外労働で点呼をする必要も無くなるでしょう。
また、長時間労働が減ることによって労働改善につながるため、人材が定着しやすくなることもメリットといえるでしょう。
正確な点呼を実施できる
IT点呼によって、これまで手入力で行っていた作業の自動化が可能です。また、免許証リーダーやアルコール検知器、携帯端末などをシステムと連動させることで、手入力による入力ミスが減り、より正確な点呼とデータの管理が行えます。
ほかにも、入力の自動化によってすべての従業員に対して同じ品質で点呼を行えるため、点呼者が誰であっても、正確なデータが記録でき、点呼の質自体も向上します。
帳簿の紛失や記入漏れといったトラブルも防止できることから、より確実な点呼や記録の管理を行うためにも、IT点呼はおすすめの方法です。
点呼記録簿の管理を効率化できる
これまでの手入力による点呼記録簿の作成は、ファイリングしたうえで物理的な保管が必要でした。しかし、IT点呼で記録したデータはクラウド上に保存されるため、ファイリングや保管の手間を軽減できます。
ほかにも入力したデータへのアクセスもしやすさもメリットです。これは日ごろデータを確認する管理者だけでなく、必要に応じてデータの参照が必要な経営者にも役立ちます。
また、入力したデータは一元管理によって1カ所に集約することで、必要な情報をすぐに参照しやすく、安全性の向上や業務の効率化を図ることも可能です。
IT点呼の導入手順
IT点呼を導入する際は、条件を満たしたうえで点呼機器を用意し、運輸支局へ申請を行う必要があります。詳細な手順は下記の通りです。
- IT点呼を導入する条件を満たす
- 国土交通省が指定している点呼機器を導入する
- IT点呼の運用環境を整備する
- IT点呼開始日の10日前までに管轄の運輸支局へ申請を行う
- 全社員へ操作方法の教育を行う
- IT点呼の本格導入
IT点呼に必要な主な機器は、パソコンやカメラ、マイク、アルコール検知器、プリンターなどが挙げられます。また、点呼管理用のソフトウェアや必要に応じてスマートフォンや免許証リーダーの準備も必要です。
運輸支局への申請を行う際は、報告書と導入するIT点呼システムが掲載されたカタログを提出します。報告書のひな形は、各営業所や事業所を管轄している運輸支局のホームページからダウンロードが可能です。
なお、申請はIT点呼を開始する予定日から10日前までとなっています。期日に余裕をもって準備しておきましょう。
IT点呼の導入費用と導入までにかかる期間
ここではIT点呼の導入にかかる費用とその期間を紹介します。下記の表は全日本トラック協会の資料を参考に作成した導入費用と、かかる期間の一覧表です。
◆導入コスト・・・約100万円
| ハードウェア （パソコン2台、カメラ2台、マイク2台、スピーカー2台、アルコール測定器1台、パピイライト） |
60万円 |
| IT点呼用のソフトウェア （システムのインストール料、指導料） |
40万円 |
| ソフトウェア保守費用 | 3万円 |
| 準備 （打ち合わせ、見積もりなど） |
1か月 |
| 導入 （ソフトウェアの購入など） |
3か月 |
| 稼働 （ルール決め、社員教育など） |
1か月 |
導入コストは主にハードウェアとソフトウェア、保守費用に分けられます。また、上記はドライバーと点呼者の2者間用の設備となるため、IT点呼を実施する営業所が増えれば追加でハードウェアやソフトウェアが必要になり、その分の費用も掛かるでしょう。
IT点呼の導入を決定してから実際に運用するまでも、準備や教育などである程度期間がかかります。もし、導入を考えているのであれば、上の表を参考にいつから稼働するのか計画を立てておくと、スムーズに運用しやすいでしょう。
IT点呼の導入は助成制度を活用できる
IT点呼の導入コストは決して安くありませんが、導入における費用対効果は大きいものです。もし、費用が課題で導入を検討中の場合は、助成制度の活用がおすすめです。
なお、助成制度はGマーク認定によるインセンティブと中小事業者を対象とした助成金の2つに分けられます。それぞれの制度について詳しく見ていきましょう。
Gマーク認定によるインセンティブ
| 対象 | Gマークの認定を受けた事業所 |
| 補助対象 | 携帯型アルコール検知器 |
| 補助額 | 1台につき2分の1、上限2万円 |
中小事業者を対象とした助成制度
| 対象 | トラック協会の会員かつ、以下に当てはまる中小事業者が対象 ・資本金か出資総額が、3億円以下の会社 ・個人または従業員数が300人以下の会社 |
| 補助対象 | ・周辺機器 ・セットアップの費用 ・サービスの利用料(契約期間中にかかった費用) ※周辺機器は国土交通省から認定を受けた機種のみが対象 ※令和4年4月1日以降に利用開始または契約したものに限る |
| 補助額 | 1事業者あたり上限10万円(1台分) Gマークを所有する事業所は上限20万円(2台分) |
IT点呼の基礎知識まとめ
IT点呼は、時間外労働の削減や労働環境の改善を目的に取り入れる事業所が増えています。
導入にはGマークの取得や有料認定が必要ですが、一つの営業所に運行管理者をまとめられるため、管理の効率化や点呼の正確性の向上といった事業者側のメリットも大きいでしょう。
また、導入には費用が掛かりますが、IT点呼に対応した機器やシステムの導入をはじめ、条件を満たせば助成制度を受けることも可能です。
IT点呼を導入する際にはIT点呼キーパーを活用すると便利です。IT点呼に対応したクラウド型の点呼システムで、営業所別のデータを一元管理できます。また、TUMIXコンプラとの連動で点呼時刻かを出勤時刻に自動で転用することもできます。
勤怠管理の効率化にも役立つシステムですので、IT点呼キーパーと併せてTUMIXコンプラの導入をご検討ください。
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