配車システムとは、効率的な配車や運行計画の作成を支援するシステムです。従来のアナログによる配車計画は、担当者の経験に頼る部分が多く、非効率な計画がドライバーの負担増加につながることもありました。

 

配車システムはこうした問題を解消し、業務の効率化やドライバー不足を解決する効果が期待できます。

 

配車システムは営業車やバスに対応したタイプもありますが、本記事ではトラックに特化して配車システムの概要や種類、メリットを紹介します。

 

 

配車システムとは

配車システムは、受注処理から配車、運行計画といった配車業務全般を支援するシステムです。これまで手作業で行われていた配車管理をシステム化することによって、配車担当者の業務効率化・標準化やミスの削減に役立ちます。

 

さらに、GPSや地図ソフトを活用したシステムは最適な配送ルートを導き出せるため、ドライバーの労働時間や負担も軽減可能です。近年はドライバーの不足から効率的なルート設計や車両・人員の最適配置が求められており、配車システムはその解決策の一つとして注目されています。

 

配車システムの種類

配車システムは主に以下の3種類があります。

 

種類	詳細
配車管理システム	「誰が、どの車両で、どのような荷物を、どこで積み、どこで降ろすのか」といった 配車計画を簡単な操作で行えるシステム
自動配車システム	AIやアルゴリズムを用いて配車・運行管理を行うシステム
車両管理システム	車両の位置情報や運転操作などの運行記録を記録するシステム

 

配車管理システム

 

配車管理システムは、「誰が、どの車両で、どのような荷物を、どこで積み、どこで降ろすのか」といった配車計画を、簡単な操作で行えるシステムです。

 

従来、配車計画はホワイトボードや紙ベースのアナログ方式が中心で、データの記録や共有が難しく、担当者の知識と経験に頼る必要がありました。また、手作業による計画には時間と手間がかかるという課題もありました。

 

配車管理システムでは、配車情報がシステム上に蓄積されるため、担当者の知識や経験に依存せずに計画を立てることができます。ドラッグ＆ドロップの操作で迅速に配車を組めるため、作業効率も大幅に向上します。

 

自動配車システム

 

自動配車システムは、AIやアルゴリズムを用いて配車計画を行うシステムです。前述した配車管理システムはあくまでも配車計画を支援するシステムで、実際に配車計画を組むのは人が行います。しかし、自動配車システムはコンピューターによって配車計画まで実施可能です。

 

従来の手作業による配車計画は、荷物の種類や積載量、道路状況、運送コスト、ドライバーの拘束時間・スキルなどを考慮する必要があり、経験と知識を持つ配車担当者が欠かせませんでした。

 

自動配車システムを導入すればこの業務も標準化され、経験が浅い配車担当者でも配車計画を作成可能です。

 

車両管理システム

 

車両管理システムは、車両の位置情報や運転操作などの運行記録を記録するシステムです。GPSによって位置情報が共有されるので、計画通りに運行できているか確認できます。遅延が発生している際は、その記録から原因を探って改善策を考えることも可能です。

 

また、位置情報の記録から日報の自動作成もできます。急ブレーキや急発進といった運転操作も記録できるため、安全運転の指導にも役立つでしょう。特に複数台の車両を所有している企業に適したシステムです。

 

配車システムを利用するメリット

配車システムには次のようなメリットがあります。

• 配車業務の属人化を解消できる

• 業務効率化・コスト削減につながる
• ドライバー不足の対策になる
• 変更への迅速な対応・トラブルの防止が期待できる

ここではそれぞれのメリットを紹介します。

 

配車業務の属人化を解消できる

 

配車業務は、これまで担当者の経験や土地勘に頼る部分が大きく、特定の人に依存しがちでした。しかし、配車システムを導入することで、誰でも一定の水準で配車計画を立てられるようになります。

 

経験の少ない従業員でも適切な配車が可能となり、人材の流動性が高まるでしょう。また、システムに長年のノウハウが反映されるため、知識や技術の継承も容易です。

 

業務効率化・コスト削減につながる

 

業務の効率化は、特に自動配車システムを導入した際に大きな効果が期待できます。AIが渋滞や交通規制といったさまざまな条件を考慮して自動的に配車計画を作成するため、手作業による配車計画と比べて時間や手間を大幅に削減可能です。

 

また、車両の大きさや積載量、人員配置を考慮したうえで無駄のない配車が行えるため、燃費や人件費といった運送コストも最小限に抑えられます。受発注情報がシステム内に集約されるため、情報共有も簡単です。

 

事務作業の簡略化や問い合わせ対応の工数削減にもつながることから、企業全体の業務コストの削減に役立ちます。

 

ドライバー不足の対策になる

 

配車システムを導入して無駄のない運行計画を立てることで、人員はそのままにこなせる業務量が無理なく増加します。また、運転日報の作成のような報告業務も自動化できるため、ドライバーの事務作業の時間も短縮が可能です。配車システムは、ドライバー不足の対策に効果的といえるでしょう。

 

さらに、業務の効率化や労働時間の最適化によって、ドライバーの労働環境が改善されます。トラックドライバーの長時間労働のイメージを払拭できれば、ワークライフバランスを重視する人や女性にとっても働きやすい環境を作り出せ、雇用の拡大につながるでしょう。

 

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変更への迅速な対応・トラブルの防止が期待できる

 

車両管理システムを導入すれば運行状況をリアルタイムで把握できるため、急な配車変更やトラブルにも迅速に対応可能です。

 

例えば、交通渋滞による遅延が予想される場合でも、すぐに指示を出し、迂回ルートを案内できます。さらに、急ブレーキや運行速度のデータを活用し、必要に応じて安全指導を行うことで、事故のリスクも減らせます。

 

配車システムを選ぶときのポイント

配車システムを導入する際は、自社のニーズや運用体制に合わせたシステムを選ぶことが重要です。ここでは配車システムを選ぶ際のポイントを解説します。

 

自社の課題を解決できるシステムを選ぶ

 

配車システムを選ぶ際は、自社の課題を明確にし、それを解決できる機能を持ったシステムを選ぶことがポイントです。例えば、配車計画の効率化と標準化に課題を感じているなら自動配車システムが適しています。

 

ただし、同じ種類のシステムでも製品によって機能が異なります。機能が多すぎると操作が複雑になり、使いこなせない可能性もあるため、必要十分な機能を持ったシステムを見極めることが大切です。

 

オンプレミス型とクラウド型のどちらが適切か検討する

 

配車システムには、自社サーバーで運用するオンプレミス型と、インターネット経由で利用するクラウド型の2種類があります。自社の規模や予算、運用体制を考慮して、どちらが最適なのかが判断しましょう。

 

オンプレミス型は、カスタマイズ性に優れていますが、導入時の初期費用が高額になりやすく、維持費用も掛かります。

 

クラウド型は初期費用を抑えられ、インターネット環境さえあればどこでもアクセスできます。また、常に最新のシステムが利用できる点もメリットです。導入のハードルが低いため、特に中小規模の運送会社は最初の選択肢となります。

 

GPSのタイプを検討する

 

配車システムではGPSを活用するものもあります。GPSの種類によって初期費用やメンテナンス費用が異なるため、自社の予算や管理したい情報の範囲に応じて選択しましょう。例えば、シガーソケットに差し込むタイプやスマートフォンのアプリを利用するタイプのGPSは、導入コストが低く手軽に導入可能です。

 

一方、カーナビやドライブレコーダー、デジタコ（デジタルタコグラフ）などの設置工事が必要なタイプは、初期費用やメンテナンス費用が高くなることがあります。

 

なお、車両総重量7トン以上または最大積載量4トン以上のトラックは、タコグラフ（デジタル式・アナログ式）の装着が義務付けられています。デジタル式を使用している場合は、配車システムとデジタコとの連携が可能かどうかも確認しておくとスムーズです。

 

操作性やサポート体制に優れたシステムを選ぶ

 

配車システムは直感的に操作でき、教育にかかる時間を短縮できるデザインが理想です。デモンストレーションやトライアル期間を提供しているシステムを選ぶことで、実際の使用感を確認してから導入を決められます。

 

また、システムの不具合や操作に関する質問に対応してくれるサポート体制も欠かせません。特に導入直後は不明点が出ることも多いため、トラブル時に迅速に対応してくれるサポートがあると安心して運用できます。

 

TUMIX配車計画なら1人あたり月30時間の業務効率化の実績も

TUMIX配車計画は、クラウド型の配車・業務管理システムです。配車計画から請求書の自動作成までを支援します。

 

＜TUMIX配車管理の主な機能・特徴＞

• 配車表の簡単作成 
  マウスひとつで配車表を簡単に作成でき、直感的な操作で計画が完了します。

• 1回の入力で各種帳票を自動出力
  配車表の入力データから、運行指示書や車番連絡票、受領書、請求書、支払明細などの帳票、分析資料を自動で出力します。

• 運行指示をドライバーのスマホに通知
  出力された運行指示はドライバーのスマートフォンに通知され、運行実績はスマホから登録できます。また、画面タッチで運転日報も自動作成されます。そのため、毎度の電話や手書きでの日報作成が不要となり、配車担当者だけでなくドライバーの負担も軽減します。

 

ここでは、実際にTUMIX配車計画を導入した企業のインタビューを紹介します。

 

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事例①紙の配車表をデジタル化して月75時間の削減に成功

 

【会社名】 株式会社サイリク   【導入前の課題】 以前は紙の配車表を使用していたため、配車情報を配車担当者しか把握できず、社内での情報共有が不十分でした。特に、請求担当者への伝達ミスや入力漏れが頻発し、改善の必要性を強く感じていました。また、新人配車担当者への効果的な教育方法についても、見直しが必要だと考えていました。   【TUMIXを導入した理由】 自社の情報を一元管理できるからです。複数のPC端末でリアルタイムに配車状況を確認できることや、請求業務の効率化が図れることも選定の決め手でした。   【効果】 TUMIXを導入したことで、1ヶ月あたりの作業時間が75時間削減できました。 配車表が可視化され、誰でもすぐに状況を把握できるようになったほか、車番連絡表や受領書送付明細などの帳票作成が簡単になり、手書き作業も無くなりました。すべての貨物情報が蓄積され、過去のデータも容易に検索できる点も魅力です。 また、TUMIXは利用中の複合機との相性が良く、出力した帳票や請求書を印刷せずにそのまま取引先にFAX送付できるのも助かっています。

 

＞＞社内の情報共有を効率化。情報が一元管理され人的ミスの最小化にも貢献！

 

事例②情報共有と集計作業を効率化して事務作業の負担減

 

【会社名】 有限会社荻野運送   【導入前の課題】 TUMIX導入前は、各担当者が紙や個人のPCでエクセルを使ってデータを管理しており、情報共有や集計作業に多くの手間がかかっていました。さらに、ドライバーの動態管理が不十分だったため、進捗確認のために頻繁に電話連絡を行わなければならず、これも大きな負担となっていました。   【TUMIXを導入した理由】 導入の理由は入力作業を大幅に軽減できることと、ドライバーアプリを活用することで、進捗確認のための電話連絡が不要になることです。月中でも売上状況を確認できるため、バランスの良い配車がしやすい点も理由のひとつでした。   【効果】 TUMIXのパターン登録機能により、頻度の高い運行情報を記憶して簡単に呼び出せるようになったため、入力作業がとても楽になりました。さらに、受領書の自動作成機能によって手書き作業の負担も少なくなりました。 その結果、請求業務は従来の3日から半日に短縮され、給与計算の実績集計もこれまで1日かかっていたところ、今では約2時間で完了しています。 また、ドライバーへの進捗確認の電話回数が約70％減少し、折り返しの電話を待つストレスからも解放されました。 全体として、月に約26時間の業務が削減できました。従業員が増加しても、以前より手間をかけずに管理できるようになっています。

 

＞＞事務業務の効率化と電話時間を削減出来ました！

 

その他の事例もご覧ください。

 

＼TUMIXの導入事例／

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まとめ

配車システムを導入することで、業務の効率化やコスト削減、ドライバー不足の対策など、さまざまなメリットが得られます。システムを選ぶ際は、自社の課題解決に適した機能が搭載されているか確認し、導入形式やGPSのタイプ、操作性を確認したうえで検討しましょう。

 

TUMIXは運送業に特化したシステムで、配車計画や勤怠管理といった業務全般を一元管理できるツールです。既存のデジタコやほかのツールとも連携可能なため、初期費用をなるべく抑えながら導入できます。配車システムの導入を検討している方は、お気軽にお問い合わせください。