勤怠管理アプリはどのように選べば良いのでしょうか。勤怠管理は、労働基準法によって企業に義務付けられています。しかし、従来の紙のタイムカードによる勤怠管理では、時間管理や集計作業が煩雑になりやすく、不正打刻の可能性もゼロではありませんでした。

一方、勤怠管理アプリであれば、勤怠管理を効率的かつ正確に実施できるようになります。とはいえ、勤怠管理アプリは数が多いため、どれを選べばよいのか迷ってしまう人は多いでしょう。

この記事では、勤怠管理アプリとはどういったものか、勤怠管理アプリを選ぶときのポイントについて詳しく解説していきます。

勤怠管理のアプリとは

勤怠管理アプリとは、PCやスマートフォン、タブレットなどの端末から、出退勤の打刻を行えるアプリのことです。

職場で使用しているiPadや、個人のスマホ、タブレット端末などに勤怠管理アプリをインストールしておくことで、出退勤時の打刻や勤務時間の集計を自動で行ってくれます。従来の手書きによる出勤簿や紙のタイムカードと比べ、従業員の勤務状況の把握や集計作業を正確かつ容易にすることができます。

場所を選ばず打刻ができるうえに、既存の端末を利用すれば新たに機器を購入する必要もないため、コロナ禍で普及したテレワークにも対応可能です。

勤怠管理アプリを導入することで得られる、従業員、管理者、組織のメリットは以下のとおりです。

＜従業員のメリット＞

• 打刻が簡単
• 場所を選ばず打刻が可能なため、テレワークや直行直帰ができる
• 正確な給与を受給できる
• 有給申請や勤怠の修正を簡単に行える

＜管理者のメリット＞

• 勤怠情報を入力、集計する手間がない
• 記入ミスやモレを防げる
• リアルタイムで勤務状況を確認できるため、日毎に勤怠の改善に繋げられる
• アラート通知を利用することで、より法を厳守した勤怠管理を行える

＜組織のメリット＞

• 労働基準法などの法律を遵守した業務遂行ができる
• 長時間労働を防ぎ従業員の健康を守ることができる
• 正確な給与を従業員に支払える
• コンプライアンスを厳守できる
• 働き方の選択肢を増やすことができる（テレワークや直行直帰など）

勤怠管理アプリの種類

勤怠管理アプリには主に2つの種類があります。それぞれ機能に違いがあるため、自社に合うものを選択しましょう。アプリを導入する目的を明確にしたうえで、個別のアプリを比較検討することをおすすめします。

タイムレコーダー型

タイムレコーダー型は、オフィスに出社する業務形態に適したタイプです。PCやスマホ、タブレット端末をオフィスの出入り口などに置いておき、従業員は出退勤に合わせて画面に表示されている自分の名前を押すという形になります。既存のデバイスを活用でき、新たに打刻機を購入する必要がありません。

また、出退勤の打刻に特化したシンプルなタイプのため、導入コストを抑えられることも大きな特徴です。操作した時刻のデータを元に勤怠管理を行うことができ、誰にでも簡単に取り扱えます。

打刻や集計の効率化を図りつつ、導入コストを抑えたいという企業には、タイムレコーダー型がおすすめです。

他業務連動型

他業務連動型は、多機能且つ他のシステムとの連携機能が搭載されたタイプです。このタイプは勤怠管理だけでなく、給与計算システムや会計ソフト、スケジュール管理などと連携ができ、バックオフィス業務全体の効率化を図ることができます。

他システムとの連携は必須機能ではありませんが、連携できると利便性が高まります。よって、既存システムとの連携性や自社に向いているかを確認すると良いでしょう。

勤怠管理アプリ選びでチェックすべきポイント

勤怠管理アプリを選ぶ際には、以下の6つの項目をチェックしましょう。

それぞれの項目について順に解説していきます。

運用コスト

勤怠管理アプリは一般的に初期費用無料で、利用者人数に応じた月額料金がかかります。一方で、最初にライセンス料金を払えば、その後の月額利用料が発生しないものもあります。

また、多機能なアプリほどコストが高くなるため、自社が必要とする機能に絞って選ぶことで、コストを抑えることが可能です。利用目的と予算を照らし合わせながら、最適なアプリを選びましょう。

なかには「30名まで」など、一定の人数まではは無料で利用できるアプリもあるので、規模の小さい企業は無料プランを使うことでコスト削減することも可能です。

他システムとの連携性

既存のシステム上で給与計算システムや会計ソフトなどのシステムを利用している場合は、導入する勤怠管理アプリとの連携性を確認しましょう。他のシステムと連携することにより、バックオフィス全体を効率化することもできます。

勤怠管理アプリの導入に合わせて、既存システムから乗り換える場合は、データの引継ぎの可能範囲を事前確認する必要があります。万が一、連携できないシステムを導入した場合、コストを抑えるどころか増大させてしまうケースもあるので注意が必要です。

従業員が利用しているOSへの対応可否

勤怠管理アプリを選ぶ際には、自社の従業員が利用している端末のOSへ対応できるかを確認することが重要です。

ほとんどのアプリはandroidとiOSの両方に対応していますが、なかには「androidのみ」「iPhoneのみ」「Windowsのみ」「アプリでは対応していないが、スマホのブラウザで利用できるもの」といったように対応OSが限られているものもあります。検討段階でよく確認しましょう。

自社の出退勤の方法に合っているか

勤怠管理アプリによって、対応している打刻方法が異なります。自社の出退勤の方法に合った勤怠管理アプリを選びましょう。

例えば、企業規模が大きく一度に多くの従業員が出退勤する場合には、タブレットで瞬時に複数の人の顔を認識するタイプが向いています。または、駅の改札のように打刻機の近くを通過するだけで打刻できるタイプもおすすめです。

テレワークや直行直帰の業務形態を行っているのであれば、モバイル端末から打刻を行えるアプリが必要となります。

操作のしやすさ・サポート体制

出退勤の打刻はシンプルな操作で行えるアプリがほとんどです。一方で、管理者向けの機能は、打刻と比較すると複雑な操作が必要になるため、実際に扱う管理者にとって使いやすいものを選びましょう。無料トライアルがあるアプリであれば、実物を操作してみて判断することも可能です。

また、利用中の疑問やトラブルに対応してくれるサポート窓口の有無も確認しておきましょう。とくに初めてアプリを導入する企業の場合は、サポートの手厚さも判断材料のひとつになり得ます。

グローバル対応

すでに海外に拠点を持っている企業や、今後の海外進出を考えている企業、他国の社員を採用したい企業は、グローバル対応できる勤怠管理アプリを選びましょう。

グローバル対応しているアプリであれば、日本国内にいながら、各国にある業務拠点や工場の勤務状況を管理できるので非常に便利です。また、日本国内の職場においても海外出身者が在籍している場合は恩恵が大きいでしょう。

勤怠管理アプリのまとめ

勤怠管理アプリの概要や種類、選ぶ際のポイントなどを紹介しました。

勤怠管理アプリは、労働基準法で義務付けられた勤怠管理を正確かつ効率的に行えるサービスです。多くのアプリが存在していますが、それぞれ異なる特色を持つため、導入目的を明確にしたうえで、自社に合ったものを選定してください。